Ada satu masalah yang jarang dibahas tapi hampir selalu ada di divisi HR rumah sakit: formulir kerja. Surat pengantar, form kredensial tenaga medis, form penilaian kinerja, semuanya penting, tapi seringkali tersebar di folder komputer yang berbeda-beda, flashdisk staf tertentu, atau bahkan masih dalam bentuk fotokopi di lemari arsip. Setiap kali ada yang butuh formulir tertentu, jawabannya sering “tanya ke Bu itu, dia yang punya filenya”.

Saya diminta membantu membenahi ini, dan hasilnya adalah aplikasi kecil yang saya beri nama HR Forms.

Kenapa Formulir yang Berantakan Bukan Masalah Kecil

Masalah ini kelihatannya sepele, tapi dampaknya nyata. Ketika formulir tersebar di banyak tempat, staf yang berbeda bisa jadi memakai versi yang berbeda untuk keperluan yang sama. Form kredensial yang sudah direvisi bulan lalu, misalnya, masih bisa dipakai dari salinan lama yang tersimpan di komputer seseorang. Belum lagi waktu yang terbuang setiap kali harus mencari file, atau menghubungi orang lain hanya untuk memastikan sudah pakai formulir yang benar.

Divisi HR di rumah sakit biasanya menangani banyak kategori formulir sekaligus, mulai dari keperawatan, kredensial, penilaian, hingga administrasi SDM secara umum. Tanpa satu tempat yang jelas untuk menyimpan dan mengaksesnya, masalah versi dan pencarian file ini akan terus berulang.

Bagaimana HR Forms Bekerja

Konsepnya sederhana: satu aplikasi web sebagai pintu masuk tunggal untuk semua formulir kerja. Di sisi kiri ada struktur folder berdasarkan kategori, seperti Form Keperawatan, Form Kredensial, Form PA, dan Form SDM. Staf tinggal memilih folder yang sesuai, atau langsung memakai kolom pencarian di bagian atas untuk mengetik nama formulir yang dicari.

Begitu file ditemukan, ada panel pratinjau di sisi kanan yang menampilkan isi dokumen secara langsung, lengkap dengan navigasi halaman dan kontrol zoom, tanpa harus mengunduh file untuk sekadar memastikan itu formulir yang benar. Setelah yakin, staf bisa langsung menekan tombol print untuk mencetak atau download untuk menyimpan salinannya.

Menjaga Formulir Selalu Versi Terbaru

Bagian yang menurut saya paling penting bukan soal tampilan, tapi soal kontrol versi. Setiap file punya kolom Dimodifikasi yang menunjukkan kapan terakhir diperbarui, jadi siapa pun yang membuka aplikasi ini bisa langsung tahu apakah formulir yang dilihat memang yang terbaru.

Untuk urusan mengunggah atau mengganti formulir, saya pisahkan lewat halaman Login Admin. Dengan begitu, staf pada umumnya hanya berperan sebagai pengguna yang mencari, melihat, dan mengambil formulir, sementara pembaruan isi folder tetap dipegang oleh tim yang berwenang. Pemisahan ini yang membuat satu sumber data ini bisa dipercaya, karena tidak sembarang orang bisa mengubahnya.

Hasil yang Terasa di Pekerjaan Harian

Setelah aplikasi ini dipakai, pertanyaan seperti “punya file form yang mana ya” mulai jarang muncul. Staf bisa mencari sendiri dari satu tempat, memastikan versinya benar lewat pratinjau, lalu mencetak atau mengunduhnya sendiri. Waktu yang tadinya habis untuk bertanya dan menunggu kirim file dari orang lain, sekarang bisa dipakai untuk hal lain.

Buat saya, proyek ini jadi pengingat bahwa tidak semua masalah operasional butuh solusi yang rumit. Kadang yang dibutuhkan hanya satu tempat yang jelas, aturan siapa yang boleh mengubah apa, dan cara cepat untuk memastikan file yang dipegang memang yang paling baru.